Cos’è un Town Hall Meeting aziendale?
Un Town Hall Meeting è un momento di incontro ricorrente tra i dirigenti e i dipendenti di una azienda, in cui vengono comunicati traguardi, novità o criticità da affrontare. Può essere svolto in presenza, online o in modalità ibrida.
Differisce dalla cosiddetta “Convention Aziendale” per gli obiettivi, la frequenza e le modalità. Il Town Hall Meeting è breve e frequente e ha l’obiettivo di mantenere nota la linea aziendale a tutti i dipendenti mentre una convention aziendale dura almeno una giornata intera, si svolge solitamente una volta l’anno e ha l’obiettivo di festeggiare i risultati e creare coesione tra i partecipanti.
Questo rende i Town Hall meeting un impegno obbligato e la forma, il contenuto ed il costo devono essere bilanciati in modo da renderla sostenibile nel lungo periodo.
Come organizzare i contenuti e definire gli obiettivi di comunicazione del Town Hall Meeting
La definizione degli obiettivi del Town Hall aziendale è essenziale affinché tutti gli interventi siano coordinati tra loro e si riesca a comunicare una linea aziendale chiara e compatta.
Scegli l'obiettivo del Town Hall meeting
L’argomento principale della Town Hall aziendale è il primo punto da individuare e chiarire a tutti gli speaker. Questo non significa che gli speaker non potranno scegliere di cosa parlare ma che l’obiettivo, il tono e l’intento comunicativo guiderà ciascuno nella preparazione del proprio intervento. In generale l’argomento principale dovrebbe essere un concetto abbastanza astratto che descrive il mood aziendale e le aspettative comunicative.
Evita contenuti ridondanti
Il modo migliore per coordinarsi tra gli speaker è proprio quello di dichiarare l’un l’altro gli argomenti di cui si intende parlare. Questo è importante affinché non si realizzino contenuti duplicati che possano ammorbare l’audience: le occasioni per raccogliere tutti i dipendenti sono poche e costose ed è importante preoccuparsi di sfruttare al meglio l’opportunità creata da un Town Hall meeting.
Un esercizio utile può essere quello di cercare di eliminare tutto il superfluo e raggiungere l’essenza dell’idea provando a riassumere in una frase il sommo intento dell’intervento per poi essere condivisa con gli altri speaker.
Nel caso in cui questa attività possa sembrare onerosa in termini di tempo, visto anche il coinvolgimento di figure apicali in azienda, una soluzione semplice può essere quella di creare un documento condiviso con una tabella con Sharepoint o Google Drive che ciascuno potrà compilare.
Nel caso in cui due riassunti fossero simili non c’è nulla di male fintanto che ci si accorge per tempo: uno dei due può scegliere di approfondire una tematica che era stata messa in secondo piano, oppure si può orchestrare un intervento di coppia. L’importante è mettere al centro il pubblico e lavorare per rendere il Town Hall meeting fluido, dinamico e mai ripetitivo.
Scegliere il format più adatto per la tua Town Hall: in presenza, ibrido, virtuale o registrato.
La modalità in cui realizzare un Town Hall meeting è il risultato di compromessi che coinvolgono aspetti economici, logistici, tecnologici e umani. Trovare il giusto equilibrio tra questi fattori è forse la sfida più ardua che si presenta davanti a chi riceve l’incarico di organizzare l’incontro.
Per approfondire le diverse modalità di realizzazione, consigliamo di leggere “5 soluzioni per organizzare un Town Hall meeting aziendale”.
Nei prossimi paragrafi approfondiamo invece i criteri di scelta che dovrebbero guidare nella scelta di un approccio, piuttosto che l’altro.
La sostenibilità del Town Hall meeting nel tempo
La cosa più importante da tenere in considerazione è sicuramente il cercare di pensare alla sostenibilità del format nel tempo. L’obiettivo di un Town Hall Meeting è quello di comunicare costantemente con i dipendenti per mantenere la linea aziendale sempre chiara e trasparente.
Non ha alcun senso esagerare se poi non è possibile sostenere i Town Hall meeting nel lungo periodo: il loro compito non è quello di stupire ma di comunicare.
Rendere il Town Hall meeting sostenibile significa riflettere accuratamente sia sull’apporto economico che di tempo necessario alla sua organizzazione.
Meglio un Town Hall meeting dal vivo o registrato?
La scelta di realizzare un Town Hall meeting con un prodotto video pre-registrato è solitamente dettata da esigenze specifiche del board e degli speaker, come ad esempio il desiderio di perfezionare gli interventi correggendo eventuali errori, la difficoltà logistica nel radunare tutti nello stesso luogo e nello stesso momento ed eventuali mancanza di comfort da parte di uno o più speaker nelle performance live.
Dal punto di vista dell’efficacia e della fruibilità anche in questo caso ci sono pro e contro da valutare.
Per quanto riguarda gli eventi in presenza o in diretta streaming c’è la consapevolezza che tutti sono presenti o connessi contemporaneamente. Tuttavia, non è detto che proprio l’appuntamento obbligato possa rappresentare proprio un ostacolo alla partecipazione stessa dei dipendenti.
Per quanto riguarda i prodotti registrati, si può ovviamente lavorare ad un contenuto denso, condensato e distillato affinché i messaggi siano chiari e comprensibili con una precisione difficilmente raggiungibile ad una performance in diretta. Ovviamente a discapito di questo manca l’interazione e la solennità del momento. Questo rende consigliabile la creazione di canali di interazione a posteriori con domande e risposte via mail o altro.
Non c’è quindi una soluzione migliore dell’altra, ma va valutata nel contesto aziendale con una consapevolezza piena di tutte strade percorribili.
Meglio un Town Hall meeting in presenza, ibrido o online?
La scelta della modalità in cui organizzare un Town Hall meeting è solitamente dettata dalla diffusione geografica del pubblico, dal numero di partecipanti attesi e dal budget necessario per l’eventuale logistica e ospitalità.
I meeting in presenza sono da preferire quando è possibile in quanto il livello di interazione e coinvolgimento tra i presenti non è eguagliabile a qualsiasi altra forma. Tuttavia la maggior parte delle grandi aziende sceglie soluzioni ibride o online per un tema di costi e rimanda l’occasione di incontro a una convention annuale. Questa rappresenta la soluzione con il miglior costo beneficio nella maggior parte dei casi.
Gli eventi online sono i più semplici da organizzare in quanto risolvono per natura i problemi logistici sia relativi agli speaker che ai partecipanti. Non crea tuttavia alcuna occasione di incontro e confronto e per questo rischia di diventare assimilabile ad una “videocall molto partecipata” ed essere quindi poco sentita dai dipendenti.
Una soluzione intermedia e a nostro avviso molto efficace è quella relativa agli eventi ibridi, che prevedono la presenza degli speaker ed eventualmente (ma non è obbligatorio) un pubblico composto unicamente dai primi riporti e invitati speciali. Questa modalità consente di creare un’opportunità di incontro tra dirigenti, primi riporti, manager e quadri che possono eventualmente interagire e portare istanze a nome della rappresentata. L’evento è in questo caso trasmesso in diretta live streaming ai dipendenti e resta anche visibile in seguito per la visione.
Rendi il Town Hall meeting inclusivo e accessibile
L’accessibilità e l’inclusività sono prerequisiti che una azienda deve prendere in considerazione per rendere il luogo di lavoro un posto in cui le disabilità o le differenze linguistiche non siano penalizzanti rispetto alla fruizione dei contenuti.
Pensa alle barriere architettoniche
Se stai valutando un evento in presenza, assicurati che la venue sia raggiungibile e vivibile anche da individui con disabilità motorie, eventualmente assicurati di predisporre il supporto adeguato in termini di assistenza e soprattutto evita di delegare questo compito ad altri dipendenti.
Predisponi tutto affinché l’esperienza tenga in considerazione il più possibile ogni esigenza.
Abbatti le barriere linguistiche
In contesti internazionali le differenze linguistiche sono un potenziale freno alla creazione di momenti di condivisione estesa e quando vengono organizzati è importante garantire a ogni individuo un’adeguata comprensione degli interventi.
La soluzione più semplice è sicuramente l’adozione di una lingua nota a tutti, seppur questo rappresenti spesso una falsa convinzione di aver risolto il problema. Viene spesso dato per scontato che ad esempio tutti siano estremamente fluenti con la lingua inglese e la risoluzione del problema è data dall’imbarazzo del singolo nell’ammettere che forse, con l’inglese, non se la cava tanto bene. Se questo è certamente un espediente per le possibili complicanze organizzative, dal punto di vista degli obiettivi la cosa non è risolutiva. Essendo l’obiettivo principale quello di comunicare, tutto ciò che osta ad una efficace esposizione o comprensione è da considerare a tutti gli effetti una criticità.
La soluzione migliore è certamente l’interpretazione simultanea, che consente a ciascuno speaker di esporre nella propria lingua preferita e a tutti di udire l’interpretazione in una lingua per cui l’ascolto è confortevole e privo di difficoltà.
La soluzione più economica, che ha come svantaggio quella di costare maggior fatica al singolo individuo, è quella di valutare un prodotto registrato al posto di un evento dal vivo per cui possono essere trascritti i sottotitoli ed eventualmente può essere messo in pausa e riguardato in caso di mancata comprensione.
Verifica la partecipazione di individui con disabilità sensoriali
Nel caso in cui l’evento sia partecipato da individui con disabilità sensoriale come ad esempio sordità, ipoacusia, cecità o ipovisione, è importante prevedere gli adeguati strumenti affinché l’evento sia comunque fruibile e sia garantita una uguale capacità di interazione.
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